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#14 30h Woche – Warum das digitale Softwarechaos Zeitaufwand kosten kann und wie man sein Unternehmen selbst prüfen kann.

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Haben sie sich schon einmal überlegt wie viele verschiedene Softwareapplikationen sie in ihrem Unternehmen nutzen? Haben sie schon einmal die vielen kleinen Helferlein Apps in einer Liste niedergeschrieben?

Wenn wir an die Digitalisierung unserer Unternehmensabläufe denken, dann schwingt bei dem Gedanken immer mit, dass die Digitalisierung auch Zeitaufwand spart. Dies ist aber nicht zwangsläufig gegeben.

Zu viel des Guten oder zu wenig?

Betrachten wir unsere Arbeitsabläufe genauer, dann können im Wesentlichen 4 Fälle auftreten:

  1. Ausreichende Unterstützung durch Software
  2. Keine Unterstützung des Arbeitsablaufes durch Software
  3. Mangelnde Unterstützung des Arbeitsablaufes durch Software
  4. Mehrfache Unterstützung des Arbeitsablaufes durch Software

Beispiel „Ausreichende Unterstützung“

Wir verwenden für unseren Webauftritt das CMS WordPress. WordPress ist einfach zu bedienen, kostenfrei und bietet aktuell für uns die ausreichende Unterstützung.

Beispiel „Keine Unterstützung“

Ziel unserer Softwareprodukte ist immer, dass sie ohne Einschulung bedienbar sind. Dennoch fragen Kunden immer wieder nach einer Dokumentation. Aktuell haben wir dazu kein Produkt im Einsatz. Hier gibt es also Potential mehr Kunden zu begeistern, wenn eine Software hier eine effiziente Unterstützung bietet. Kritischer ist allerdings, wenn Abläufe nur auf Papier oder gar nicht unterstützt werden. Hier liegt meist hohes Potential für eine Optimierung vor.

Beispiel „Mangelnde Unterstützung“

Dazu zählt Software die Fehler aufweist, schwer zu bedienen ist oder sich wie ein Fremdkörper im Unternehmen anfühlt. Solche Applikationen sind oft Zeit- und Kostenfresser. Sie sind aufwändig in der Einschulung, schwer und teuer anzupassen und verursachen auch in der Wartung erhöhte Kosten. Dies sind also Kandidaten für die Ablöse.

Beispiel „Mehrfache Unterstützung“

Oft aus historischen Gründen, aber auch auf Grund der Vorlieben einzelner Mitarbeiter, werden für den gleichen Ablauf oft verschiedene Produkte eingesetzt. So setzen wir aktuell für die Zuordnung von Arbeitsaufgaben und deren Planung 2 verschiedene Applikationen ein. Auswertungen über das ganze Unternehmen gestalten sich schwierig und verursachen hohe Zeitaufwände. Hier gilt es, sich auf ein Produkt zu beschränken. Oft kann dies auch ein neues Produkt sein.

Der Digital Atlas für mein Unternehmen

Um das digitale Potential für das eigene Unternehmen besser bewerten zu können, kann die Erstellung eines Digital Atlas hilfreich sein. In einem Digital Atlas für das Unternehmen listet man am besten alle Arbeitsabläufe im Unternehmen und erhebt gleichzeitig ob und wenn ja, mit welcher Software sie unterstützt werden und bewertet sie wie oben beschrieben. Das Ergebnis könnte wie folgt aussehen:

Beispiel Digtaler Atlas

Einen Plan haben!

Wichtig ist nun Maßnahmen zu setzen. Passende Software suchen und bestehende Abläufe anpassen. Neben der Minimierung des Zeitaufwandes, geht damit oft auch eine Minimierung der Kosten einher. Alleine wenn ich daran denke, wie viel Zeit wir pro Monat aktuell damit verbringen um bei jeder genutzten Software die aktuelle Rechnung zu downloaden wird mir Übel.

Unseren Digital Atlas könnt ihr gerne downloaden.

Digitaler Atlas Beispiel als Excel

Digitaler Atlas Beispiel als PDF

Viel Spaß bei der Umsetzung!

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