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#6 30h Woche durch Digitalisierung der Arbeitszeiterfassung

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Die Arbeit von 40h in 30h unterzubringen ist letztlich ein hartes Stück Arbeit. Selten wird es möglich sein mit einer Maßnahme so viel Arbeit einzusparen, um das Ziel zu erreichen. Im Gegenteil, es ist erforderlich alle Arbeitsschritte im Unternehmen penibel zu untersuchen. Hat man einen Arbeitsschritt gefunden dann sollte man 4 Schritte prüfen:

  1. Wie viel Aufwand in Form von Kosten oder Zeit entsteht aktuell?
  2. Ist der Arbeitsschritt überhaupt noch erforderlich?
  3. Kann eine Digitalisierung des Arbeitsschrittes durchgeführt werden?
  4. Wie hoch ist der Aufwand dafür?
  5. Ist der Aufwand danach geringer?

Arbeitszeiterfassung

Wir haben uns als erstes Thema die Arbeitszeiterfassung vorgenommen. Wie wahrscheinlich in vielen Unternehmen in unserer Größenordnung wird die Zeiterfassung mit Excel gelöst. Für jeden Mitarbeiter ist dafür auf unserem Server ein eigener Ordner eingerichtet, damit nur der Mitarbeiter und die Personalverantwortliche Zugriff haben (DSGVO lässt grüßen 😉). Der Mitarbeiter erfasst dort, wann er kommt, wann er Pause macht und wann er geht. Auch Abwesenheiten wie Urlaube oder Zeitausgleich werden dort erfasst. Gleichzeitig sieht der Mitarbeiter den Stand seines Gleitzeitkontos und seinen Urlaubsanspruch. So weit so gut.

Die Problemfälle

Wird die Arbeit von einem Mitarbeiter nach Dienstende nochmal aufgenommen, muss er sich beim Unternehmensserver anmelden, die Excel Datei öffnen und die Zeit buchen. Will die Personalabteilung die Zeiterfassung prüfen, dann gibt es meistens keinen Zugriff auf die Datei, weil sie gerade durch einen Mitarbeiter geöffnet ist. Am Enden eines Monats werden die Stundenzettel gedruckt und dem Mitarbeiter zur Unterschrift vorgelegt und danach im Personalordner abgelegt. Unsere Mitarbeiter erhalten Essensgutscheine. Der Anspruch darauf muss leider manuell erhoben werden. Ob ein Mitarbeiter seinen Urlaub aufgebraucht hat, ist immer wieder eine Übung von vorne. Lassen Sie uns also das obige Schema auf diesen Ablauf anwenden.

Die Analyse

Arbeistschritt Aufwand Erforderlich? Digitalisierung? Aufwand Digitalisierung? Aufwand geringer?
Zeit buchen 5 min/ Tag/ Mitarbeiter Ja Ja Gering nein
Zeit buchen nach Dienstende 10 min/ Woche/ Mitarbeiter Ja Ja Gering ja
Stundenzettel prüfen 2h / Monat Ja Ja Gering ja
Stundenzettel drucken 1h / Monat nein     Ja
Stundenzettel unterschreiben 3h / Monat Nein     Ja
Urlaubsanspruch prüfen 2h / Monat Ja Ja Gering Ja
Soll/ Istvergleich Arbeitszeit 5h/ Monat Ja Ja Gering ja

Die Lösung

Zugegeben tun wir uns hier als Software Entwickler leicht, eine digitale Lösung zu organisieren oder zu erschaffen. Mit unserer künstlichen Softwareentwicklerin ISI haben wir uns daher an die Arbeit gemacht und eine eigene Lösung für die Arbeitszeiterfassung erzeugt. Unsere Mitarbeiter können nun bequem und ohne Aufwand ihre Arbeitszeit via Handy buchen. Gleiches gilt für einen Urlaubsantrag oder eine Krankmeldung. Unser Personal muss die Stundenzettel nur noch kurz prüfen. Der Anspruch auf Essensgutscheine wird automatisch ermittelt und es ist nicht mehr erforderlich hier gesondert ein Excel zu erstellen. Und das Beste: Ich sehe auf einen Blick ob und wenn ja, wie viele Mehrstunden angefallen sind. Wie die Verfügbarkeit für unsere nächsten Kundenprojekte oder der Urlaubskalender aussieht, ist nun von der ganzen Welt aus aufrufbar und hängt nicht nur im Büro.

Wenn Sie Interesse an unserer Lösung haben, dann lade ich Sie ein diese kostenfrei zu nutzen. Gehen Sie einfach auf www.isioffice.eu und nach einer kurzen Registrierung, steht Ihnen und Ihrem Team die Lösung auch zur Verfügung.

Helfen Sie uns bei der Digitalisierung und teilen Sie uns mit, was Ihnen helfen würde oder wo unsere Arbeitszeiterfassung noch einfacher werden könnte.

Ich freue mich auf Ihr Feedback.

Ihr Walter Lukmann

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